Change Management for Smooth Transformation

Saya, satu dari sekian banyak pegawai Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang menaruh harapan besar pada proses transformasi BUMN di Indonesia. Transformasi yang smooth lebih diidamkan daripada yang kaya resistensi.

Change Management dibutuhkan untuk melakukan perubahan yang smooth. Prof. Rhenald Kasali menjabarkannya dalam kuliah online di www.indonesiax.co.id dan saya menuliskannya ulang di sini, dalam versi yang sederhana.

Perubahan yang terjadi dalam tubuh BUMN menjadi penting, karena fungsi bisnis dan korporasi yang melekat pada BUMN. Bagaimanapun, bisnis bisa maju jika ada rasa memiliki. Sementara pada perusahaan milik negara terjadi kecenderungan para pemimpinnya kurang mempunyai “sense of belonging” terhadap bisnis BUMN.

Padahal, rasa memiliki akan mendorong pemimpin untuk mampu melihat dan menggerakkan seluruh entitas mencapai tujuan yang telah ditetapkan bersama. Bersyukurlah kita, jika para pemimpin menggerakkan perubahan dengan dilandasi rasa memiliki. Itu sebuah point plus.

A Change is A Must

Transformasi BUMN menuju suatu bentuk baru yang lebih lincah dan tanggap dengan dinamika bisnis, merupakan suatu kebutuhan. Berubah itu suatu keharusan. Dan saat ini BUMN di Indonesia sedang dalam tahapan transformasi itu. Kita sedang berubah. Mau atau tidak mau. Suka atau tidak suka. Bertransformasi untuk menghadapi dinamika bisnis. Perubahan sistemik yang dimulai dengan perubahan struktur organisasi disesuaikan dengan proses bisnis yang akan dijalani, perubahan nilai-nilai dan budaya kerja, serta perubahan sistem informasi berjalan secara paralel.

Direksi masing-masing BUMN sebagai leader transformasi saat ini memimpin ribuan karyawan yang tersebar di seluruh Indonesia. Ini sebuah gerakan perubahan yang besar dan masiv, sekaligus pertarungan sengit melawan ketidakpastian.

Peran leader dalam memanage perubahan ini sangat krusial. Diplomat Perancis, Charles Maurice de Talleyrand mengatakan bahwa 100 ekor kambing yang dipimpin oleh seekor singa akan jauh lebih berbahaya ketimbang 100 ekor singa yang dipimpin seekor kambing. Para pengamat menilai bahwa menjadi kambing yang mengaum jauh lebih ditakuti dibandingkan menjadi singa yang mengembik.

Namun, rasa memiliki bukan hanya wajib bagi leader, melainkan juga bagi yang dipimpin. Jika rasa memiliki menjadi hal yang sangat mendasar untuk melakukan perubahan di badan–badan usaha milik negara, di sini maupun di luar negeri, maka yang jadi pertanyaan adalah seperti apa karyawan BUMN kalau tidak ada rasa memiliki di perusahaan itu? Maka, rasa memiliki baik bagi leader dan pengikut adalah mutlak untuk melakukan sebuah perubahan.

Leader dengan “sense of belonging” yang tinggi akan mempunyai kebijaksanaan yang lebih dalam memanage perubahan yang dipimpinnya. Sementara “sense of belonging” yang tinggi dari para karyawan akan memudahkan pemimpin memanage perubahan. Sehingga, transformasi dapat berjalan smooth.

Smooth Transformation

Dalam satu persepsi yang sama ketika transformasi itu dirumuskan, kita pasti ingin menyelesaikan tahapan perubahan dengan smooth. Tetapi ternyata penyelesaian itu akan menemui kondisi yang menantang. Beberapa pengamat dan ilmuwan menemukan bahwa saat ini kita hidup di tengah peradaban yang VUCA.

V yaitu volatility artinya kita hidup di tengah peradaban yang bergejolak. U yaitu uncertainty, artinya tidak ada yang pasti dalam peradaban ini. C yaitu complexity, artinya dunia ini kompleks dan rumit dengan berbagai kepentingan. A yaitu ambiguity, artinya ambigu. Kita menjadi ragu-ragu karena semuanya sudah saling terhubung satu sama lain.

Nah, karena itu para leader membutuhkan “change management” dalam mengelola perubahan di dalam peradaban yang VUCA ini. Para leader yang mampu menyelesaikan tahapan perubahan dan mengelola konflik serta resistensi secara tidak langsung sedang mengkader pemimpin baru yang sama karakteristiknya.

Bagaimana agar perubahan yang digagas dapat berjalan dengan smooth?... Smooth artinya bukan tanpa resistensi dan tanpa konflik lho, tetapi meminimalkannya dan mengelolanya dengan tepat. Pada dasarnya, perubahan itu sarat dengan risiko. Apalagi ketika sudah merasa nyaman, biasanya kita tak ingin berubah. Pemimpin yang jitu meyakinkan pengikutnya bahwa ia mampu mengurangi dampak risiko yang membuat para pengikutnya merasa takut untuk berubah.

Analoginya adalah ketika kita pergi untuk mengunjungi Pulau Komodo dan ingin melihat komodo. Risiko kita terlalu besar apabila kita pergi sendiri ke sana dan mendekat berfoto di samping komodo. Kita tidak kenal hewan ini seperti apa. Apakah ini komodo yang baik atau komodo yang liar? Apakah dia kenyang atau dia lapar? KIta tidak tahu perilakunya. Kita tidak tahu sebelumnya dia sudah makan atau belum.

Dan kemudian cara untuk menjinakkannya adalah kita pergi bersama seorang guide yang sudah kenal dengan komodo itu. Itu adalah salah satu bentuk mengurangi risiko. Jadi, perubahan bisa membuat orang tidak bergerak karena orang memiliki persepsi yang sangat besar terhadap risiko. Risiko yang jauh lebih besar daripada manfaat atau benefit yang didapat akan mengakibatkan manusia enggan berubah, enggan bergerak.

Perceived Risk

Risiko apa yang dihadapi oleh manusia dalam perubahan? Rhenald Kasali membedakannya ke dalam enam jenis risiko atau perceived risk (persepsi terhadap resiko). Risiko yang pertama adalah risiko finansial. Jangan-jangan kalau kita melakukan perubahan, keuangan akan terancam, jabatan dialihkan, bonus dikurangi, dan penghasilan berkurang. Ini adalah financial risk.

Yang kedua kita sebut sebagai risiko sosial atau social risk. Jangan-jangan kalau dilakukan perubahan, kita akan mengundang masalah dengan orang-orang di sekitar, yang selama ini mendukung kita atau banyak membantu kita. Secara sosial di antara lingkungan kita mungkin kita akan dimusuhi dan akan kehilangan mereka. Sebab, tidak serta merta lingkungan sekitar kita juga mendukung terlaksananya suatu perubahan.

Yang ketiga kita sebut psychological risk atau risiko psikologis. Pada saat melakukan perubahan, kita akan mendapatkan tekanan yang berpengaruh pada psikologis. Kita yang mau berubah, jantungnya harus kuat. Persiapkan diri untuk menghadapi tekanan. Ini yang disebut juga sebagai neuroticism. Sejauh mana kemampuan manusia untuk menghadapi tegangan-tegangan teruji di sini. Mereka yang lemah akan menyerah hanya karena sedikit tekanan.

Kemudian yang keempat adalah risiko fisik. Melakukan perubahan artinya bersiap juga dengan kemungkinan mendapatkan serangan fisik. Sebab, akan ada pihak-pihak yang tidak nyaman dengan berlakunya perubahan. Tetapi, jika kita memiliki keyakinan yang teguh, serangan fisik tidak perlu kita kuatirkan.

Yang kelima adalah risiko terhadap kinerja, performance risk. Ketika seorang pemimpin merumuskan perubahan, mengajak orang berubah, tetapi kemudian hasilnya belum nampak dalam periode waktu tertentu, inilah yang disebut sebagai performance risk. Yang keenam adalah risiko waktu. Waktu selalu terasa cepat berlalu dan tidak bisa diperbaharui.

Perubahan itu sifatnya tidak berarti dari A ke B, B ke C, C ke D, dan kemudian diyakini bahwa akan selesai dalam sekian waktu. Perubahan itu bisa jadi dari A tiba-tiba melenting ke Z, dan kita bahagia sekali padahal tiba-tiba prosesnya balik lagi ke B. Perubahan itu berputar-putar seperti sebuah spiral, sementara waktu tidak bisa diramalkan. Waktu itu seringkali kita pikir pendek malah jadi sangat panjang.

Pemimpin perubahan harus mampu mengurangi dampak keenam risiko ini agar para pengikut merasa yakin bahwa benefit dari perubahan itu jauh lebih besar dari dampak risiko yang dihadapi. Setelah itu seorang leader akan menjalani tiga tahap dalam mengelola perubahan. Seeing, Moving, dan Finishing. Seeing artinya pemimpin harus mampu mengajak pengikutnya untuk membuka mata dan melihat, mengajak orang melihat.

Setelah itu Moving, yaitu harus mampu menggerakkan mereka untuk sebuah proses. Walaupun kemudian yang bergerak hanya sebagian dari mereka yang melihat. Tetapi mereka yang bergerak itu relatif dengan penuh kesadaran. Setelah mereka digerakkan, pemimpin wajib mengajak mereka menyelesaikan perubahan. Itulah Finishing.

Menyelesaikan Perubahan

Tahapan penting untuk menyelesaikan perubahan ini tidak boleh diabaikan. Seringkali seorang pemimpin perubahan tidak mengawal perubahan hingga titik ujung. Ini bukan hal yang mudah bagi seorang leader. Perubahan akan menjadi sangat complicated jika merupakan sebuah perjalanan yang terlalu panjang. Sebuah long march yang harus dicapai barangkali berbulan-bulan akan mengakibatkan pengikut yang sampai di ujung sana itu tinggal sedikit sekali.

Kenapa sedikit sekali? Sebab pertama adalah They are getting tired. Keletihan. Kelelahan. Berjalan selama waktu yang panjang dari titik ini ke sini, itu sangat meletihkan. Mungkin hanya sekian orang dengan fisik yang prima yang masih tersisa di ujung perjalanan.

Sebab kedua adalah getting lost. Di tengah perjalanan proses perubahan itu akan terlalu banyak godaan. Analoginya jika secara fisik kita pergi bersama-sama ke sebuah event. Pulangnya mungkin kita sudah berpencar-pencar.

Mungkin kita juga kehilangan informasi, sejak kapan dan di mana kita telah terpencar. Jadi, ketika perubahan itu melalui proses yang panjang dengan melibatkan pengikut yang banyak, kemungkinan hilang arah dan kelelahan sangat besar. Itulah sebabnya proses perubahan dapat kita pecah menjadi beberapa tahapan yang masuk akal untuk menghindari getting tired dan getting lost.

Break down tahapan perubahan juga harus dikomunikasikan. Misalnya ketika sudah mencapai tahap akhir, kita dinotifikasi bahwa kita telah sampai di tahap itu dan bagaimana langkah selanjutnya. Harus ada alat navigasi dan alat ukur yang valid. Jangan lupa juga, perubahan ini memerlukan seseorang yang menciptakan harapan.

Hope management menjadi penting dalam menyelesaikan perubahan. Menciptakan kemenangan-kemenangan jangka pendek dari tahapan-tahapan perubahan akan membuat orang tak kehilangan harapan. Ini dapat meminimalisir getting tired dan getting lost.

Perubahan yang tidak diselesaikan hingga akhir akan menyebabkan pemborosan.
Kita saksikan ada banyak jalan tol yang sudah dipasang tiang panjangnya, tidak diselesaikan. Jangankan jalan tol, MRT pun juga sudah ada yang dipasang, menimbulkan kemacetan, tapi setelah itu ganti pemimpin, juga tidak diselesaikan oleh pemimpin yang baru.

Tapi, mudah-mudahan MRT yang sekarang sedang dibangun betul-betul akan selesai terpasang di 2018. Banyak kasus di negeri ini, perubahan tidak diselesaikan sehingga akhirnya terjadi pemborosan besar-besaran. Pemborosan ini menjadi musuh bagi kita semua. Ini dapat dicegah dengan perencanaan yang lebih matang.

Finishing dalam sebuah perubahan juga membutuhkan pemimpin yang mampu mereduksi ketegangan-ketegangan yang terjadi. Sehingga, orang-orang yang menjalankan roda-roda organisasi nyaman menjalankannya. Nyaman bertanggungjawabnya.

Kemudian, mereka mau menyelesaikan perubahan ini dengan baik. Mengurangi ketegangan dapat dilakukan dengan berbagai cara. Salah satu cara yang disarankan Rhenald Kasali adalah membuat perubahan itu seperti sebuah pesta besar. Pesta yang menyenangkan bagi yang diundang karena di dalamnya ada reward-reward bagi yang hadir dalam pesta.

Nyatanya, dalam sebuah proses perubahan, pemimpin adalah orang yang mengubah, bahkan menggantikan adab lama dengan sesuatu yang baru. Leader membawa sebuah organisasi ke tahapan yang lebih baru. Perubahan ini dapat berjalan sesuai dengan apa yang diinginkan, asal prinsip-prinspinya dipegang teguh. Leader dalam melakukan perubahan melakukan tiga tahapan yaitu seeing, moving, dan finishing harus dilandasi rasa memiliki yang tinggi. Juga dalam konsistensi yang ajeg.

Pemimpin mengajak orang melihat, membukakan mata, menggerakkan orang yang sudah melihat, dan mengajak mereka untuk menyelesaikan perubahan. Termasuk di dalamnya adalah membuat para pengikut jangan sampai getting lost (hilang di jalan) atau getting tired (keletihan) sehingga tidak menyelesaikan perubahan.

Harapan kita mungkin sama, semoga proses perubahan di BUMN menuju korporasi yang lebih baik, berjalan dengan smooth. Kita harus mampu menyelesaikan perubahan ini, dan selalu siap dengan tantangan dinamika baru untuk perubahan-perubahan berikutnya. A change is a must. Good luck for us. Always.